پلمپ دفاتر الکترونیکی چگونه است؟

با اجرای قانون برنامه هفتم توسعه از ابتدای سال ۱۴۰۴ نحوه پلمپ دفاتر قانونی تغییر اساسی کرده و از حالت فیزیکی به الکترونیکی تبدیل شده است. طبق این قانون دفاتر قانونی دیگر به‌صورت دفتری و کاغذی صادر نمی‌شوند و اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول باید فرآیند پلمپ را به‌صورت دیجیتال از طریق سامانه‌های رسمی انجام دهند. در این مقاله به‌طور کامل روند پلمپ دفاتر الکترونیکی مدارک لازم مراحل اجرا و نکات کلیدی آن را بررسی می‌کنیم.

چرا پلمپ دفاتر الکترونیکی اهمیت دارد؟

در گذشته صاحبان کسب‌وکار موظف بودند دفاتر روزنامه و کل را از طریق اداره ثبت شرکت‌ها پلمپ کرده و تا پایان سال آن‌ها را به‌صورت دستی تحریر کنند. اما از سال ۱۴۰۴ به بعد دیگر چیزی تحت عنوان دفتر فیزیکی وجود ندارد. سازمان امور مالیاتی به‌جای بررسی دفاتر کاغذی داده‌ها را از فایل اکسل یا CSV که توسط مودی در سامانه بارگذاری می‌شود دریافت و بررسی می‌کند.

در ادامه تمامی مراحل برای اینکه بتوانید دفاتر قانونی خود را به صورت الکترونیکی بارگزاری کنید بررسی می کنیم:

گام اول: ثبت درخواست پلمپ الکترونیکی

اولین مرحله برای شروع ورود به سامانه ثبت شرکت‌ها به نشانی irsherkat.ssaa.ir و انتخاب گزینه «پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی» است.

در این بخش بسته به این‌که شخصیت شما حقیقی یا حقوقی است اطلاعات متفاوتی نیاز است:

برای اشخاص حقیقی:

• شماره ملی

• شماره رهگیری پرونده مالیاتی از my.tax.gov.ir

• مشخصات فردی (نام نام خانوادگی تاریخ تولد شماره تماس)

• تعیین سال مالی و تاریخ شروع آن

برای اشخاص حقوقی:

• شناسه ملی شرکت

• شماره ثبت و کد پستی

• شماره رهگیری پرونده مالیاتی

• مشخصات امضاکننده اظهارنامه

پس از ثبت اطلاعات پذیرش نهایی اظهارنامه انجام می‌شود که در حکم ثبت رسمی درخواست پلمپ دفاتر خواهد بود.

گام دوم: پرداخت هزینه پلمپ و دریافت رسید

در مرحله بعد باید هزینه اظهارنامه پرداخت شود. این هزینه معمولاً در حدود ۵۰ هزار تومان است و از طریق درگاه بانکی سامانه ثبت شرکت‌ها پرداخت می‌شود.

پس از پرداخت رسید رسمی به‌صورت PDF قابل دریافت است. این رسید یکی از مدارک اصلی پلمپ محسوب می‌شود و باید نگهداری شود.

گام سوم: امضای الکترونیکی اظهارنامه

اظهارنامه ثبت‌شده باید توسط فردی که اطلاعاتش در مرحله اول ثبت شده به‌صورت الکترونیکی امضا شود. برای این منظور نیاز به توکن امضای دیجیتال معتبر است که از شرکت‌های مجاز ارائه‌دهنده گواهی امضای الکترونیک تهیه می‌شود.با امضای موفق اظهارنامه اطلاعات به‌صورت رسمی در سازمان ثبت و سازمان امور مالیاتی ثبت خواهد شد

گام چهارم: دانلود و تکمیل قالب اکسل دفاتر الکترونیکی

پس از پلمپ موفق نوبت به آماده‌سازی فایل دفاتر قانونی می‌رسد. برای این کار باید از طریق سامانه my.tax.gov.ir و بخش سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی قالب اکسل استاندارد را دانلود کنید.

این فایل دارای ستون‌هایی به شرح زیر است:

• شماره سند

• کد و عنوان حساب کل

• کد و عنوان حساب معین

• کد و عنوان حساب تفصیل (در صورت وجود)

• مبالغ بدهکار و بستانکار

• تاریخ گردش

• شرح سند

این اطلاعات باید از نرم‌افزار حسابداری شما استخراج و به‌دقت مطابق ساختار فایل در اکسل وارد شود

گام پنجم: بارگذاری فایل اکسل یا CSV در سامانه

پس از آماده‌سازی فایل آن را در بخش «بارگذاری فایل» در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی بارگذاری کنید.

ملاحظات مهم:

• اگر فایل شما بیش از ۱۰۰۰ ردیف دارد باید به فرمت CSV ذخیره شود.

• فایل باید در یک شیت باشد.

• فرمت تاریخ باید به‌صورت YYYY/MM/DD باشد.

• ستون بدهکار و بستانکار باید فقط شامل عدد باشد و نباید همزمان پر باشند.

• فایل باید تراز باشد؛ یعنی مجموع بدهکار و بستانکار برابر باشد.

در زمان بارگذاری ۱۰ ردیف ابتدایی فایل به‌صورت پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود. پس از تایید صحت داده‌ها فایل به حالت «در حال بررسی» و سپس «بارگذاری موفق» تغییر وضعیت خواهد داد.

مرحله نهایی: ثبت نهایی و پیگیری وضعیت فایل

بعد از بارگذاری موفق فایل باید گزینه ثبت نهایی را انتخاب کنید. وضعیت فایل در قسمت «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» قابل مشاهده است و معمولاً یکی از سه حالت زیر دارد:

• بارگذاری موفق

• در حال پردازش

• بارگذاری ناموفق (به‌همراه دلایل خطا)

در صورت بروز خطا می‌توانید با کلیک روی آیکون هشدار کنار فایل ایرادات دقیق را مشاهده و پس از اصلاح فایل جدید را بارگذاری کنید.

نقش کد رهگیری پلمپ در کل فرآیند

کد رهگیری پلمپ دفاتر در واقع شناسه‌ای است که از سامانه ثبت شرکت‌ها پس از پذیرش اظهارنامه دریافت می‌شود. این کد برای اتصال اطلاعات ثبت‌شده به سازمان امور مالیاتی ضروری است. در مرحله بارگذاری فایل اکسل وارد کردن این کد یکی از الزامات اصلی است و بدون آن سامانه مالیاتی امکان تطبیق داده‌ها را ندارد

کاربرد کد رهگیری پلمپ دفاتر

کد رهگیری پلمپ دفاتر یک کد منحصربه‌فرد است که پس از ثبت موفق اظهارنامه پلمپ دفاتر در سامانه ثبت شرکت‌ها (به آدرس: irsherkat.ssaa.ir) صادر می‌شود. این کد درواقع شناسه‌ای است که وضعیت پلمپ دفاتر قانونی یک شخصیت حقیقی یا حقوقی را در یک سال مالی مشخص در سیستم ثبت رسمی کشور پیگیری‌پذیر می‌کند.

کارکرد اصلی این کد اتصال فرآیند پلمپ دفاتر در سازمان ثبت اسناد و املاک با سازمان امور مالیاتی کشور است. به زبان ساده زمانی که شما دفاتر قانونی کسب‌وکار خود را به‌صورت الکترونیکی پلمپ می‌کنید سازمان امور مالیاتی باید مطمئن شود که این دفاتر واقعاً ثبت شده‌اند. این کد رهگیری همان شناسه‌ای است که این اطمینان را ایجاد می‌کند

نحوه دریافت کد رهگیری از سامانه ثبت شرکت‌ها

برای دریافت این کد ابتدا باید اظهارنامه پلمپ دفاتر خود را به‌صورت آنلاین و در سامانه ثبت شرکت‌ها ثبت نمایید. مراحل به این صورت است:

1. وارد سامانه irsherkat.ssaa.ir شوید.

2. از منوی اصلی گزینه «پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی» را انتخاب کنید.

3. نوع شخصیت (حقیقی یا حقوقی) را مشخص نمایید.

4. اطلاعات مورد نیاز را وارد کنید از جمله:

   • برای اشخاص حقیقی: شماره ملی شماره رهگیری پرونده مالیاتی مشخصات فردی و سال مالی

   • برای اشخاص حقوقی: شناسه ملی شرکت شماره ثبت کد پستی شماره رهگیری مالیاتی و مشخصات امضاکننده

5. پس از تکمیل و تأیید اظهارنامه وارد مرحله پرداخت می‌شوید (در حال حاضر مبلغی حدود ۵۰ هزار تومان).

6. پس از پرداخت و نهایی‌سازی اطلاعات کد رهگیری پلمپ دفاتر به شما نمایش داده می‌شود.

7. می‌توانید رسید نهایی و کد رهگیری را به‌صورت فایل PDF ذخیره کرده یا پرینت بگیرید.

استفاده از کد رهگیری هنگام ارسال اطلاعات دفاتر به سازمان مالیاتی

پس از دریافت کد رهگیری شما موظفید دفاتر قانونی خود را (که پیش‌تر در حالت فیزیکی تحریر می‌کردید) به‌صورت فایل اکسل در قالبی که سازمان امور مالیاتی اعلام کرده ارسال نمایید. این ارسال از طریق سامانه my.tax.gov.ir و بخش «سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» انجام می‌گیرد.

هنگام بارگذاری فایل سامانه از شما می‌خواهد که:

• کد رهگیری پلمپ دفاتر را وارد کنید

• سال مالی را مشخص کنید

• تاریخ آخرین رویداد مالی را وارد نمایید

در واقع این کد نشان می‌دهد که اطلاعاتی که قرار است ارسال شوند مربوط به دفاتری هستند که قبلاً پلمپ شده‌اند و از نظر قانونی اعتبار دارند. بدون وارد کردن این کد بارگذاری فایل در سامانه مالیاتی ممکن نیست و ارتباط بین ثبت دفاتر و ارسال اطلاعات برقرار نمی‌شود.

با اجرای قانون جدید از ابتدای سال ۱۴۰۴ پلمپ دفاتر قانونی دیگر به‌صورت فیزیکی انجام نمی‌شود و تمام مراحل به شکل الکترونیکی و از طریق سامانه‌های ثبت شرکت‌ها و سازمان امور مالیاتی دنبال می‌شود. در این فرایند جدید متقاضی ابتدا از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها درخواست پلمپ الکترونیکی را ثبت می‌کند هزینه را پرداخت می‌کند و اظهارنامه را به‌صورت الکترونیکی امضا می‌نماید. در ادامه کد رهگیری پلمپ دفاتر به وی اختصاص داده می‌شود که یکی از کلیدی‌ترین اجزای این فرآیند محسوب می‌شود.

در مرحله بعد شخص حقیقی یا حقوقی موظف است اطلاعات دفاتر قانونی خود را طبق قالب اکسل استاندارد آماده کرده و در سامانه my.tax.gov.ir بارگذاری کند. این فایل اکسل جایگزین دفاتر روزنامه و کل فیزیکی گذشته شده و به‌عنوان دفتر قانونی دیجیتال شناخته می‌شود.پر کردن فایل اکسل یا به صورت دستی انجام می شود و یا در صورتی که نرم افزار حسابداری قابلیت حروجی اکسل از دفاتر تجاری را داشته باشد همچون نرم افزار حسابداری کاریا حساب می توانید به راحتی خروجی استاندارد از دفاتر بگیرید و با چند کلیک بارکزاری کنید در سامانه بدون اینکه نگران رد شدن یا تائید نشدن آن بخواهید باشید.

در صورتیکه قصد حرید نرم افزار حسابداری کاریا حساب با قابلیت خروجی اکسل دفاتر قانونی و اتصال به سامانه مودیان جهت ارسال صورتحساب های الکترونیکی را دارید می توانید به وبسایت https://kariyahesab.com مراجعه نمائید.